Guides & Conseils

Il y a deux régimes bien distincts en matière de TVA selon la nature de la refacturation, et c’est souvent une source de confusion.

1. La refacturation de frais (cas le plus fréquent)

Quand un prestataire engage des frais en son nom propre pour réaliser sa prestation (frais de déplacement, hébergement, repas, etc.) puis les refacture à son client, ces frais sont considérés comme l’accessoire de la prestation principale.

Règle clé : l’accessoire suit le principal.

https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/375-PGP.html/identifiant%3DBOI-TVA-BASE-10-10-10-20220511
La refacturation suit le régime de TVA de la prestation principale, quel que soit le régime de TVA appliqué sur la facture d’origine.

Exemple concret :

• Un consultant facture une prestation de conseil soumise à 20% de TVA
• Il a payé un billet de train (TVA à 10%, voire 0% si billet international)
• Lorsqu’il refacture ce frais à son client, il applique 20% (le taux de sa prestation principale), et non le taux d’origine du billet de train

Ces frais doivent en principe être intégrés dans la base HT de la facture (pas forcément une ligne séparée obligatoire), et soumis au même taux que la prestation.

2. Le débours (cas plus rare, régime dérogatoire)

Si le prestataire agit comme simple mandataire/intermédiaire transparent au nom et pour le compte du client, les sommes peuvent être exclues de la base TVA (article 267-II-2° du CGI). Conditions cumulatives strictes :

• Le prestataire agit explicitement en tant que mandataire (mandat, même informel mais traçable)
• Remboursement à l’euro près, sans marge
• Facture d’origine libellée au nom du client final, pas au nom du prestataire
• Dépense comptabilisée dans un compte de tiers, pas en charge

Si une seule de ces conditions manque, on retombe automatiquement dans le régime n°1 (refacturation de frais, TVA au taux de la prestation).

Côté client (celui qui reçoit la refacturation)

• Si c’est une refacturation de frais classique : le client reçoit une facture avec TVA au taux de la prestation, et peut la déduire dans les conditions de droit commun (si la dépense est liée à son activité imposable)
• Si c’est un débours : pas de TVA sur cette ligne, donc rien à déduire dessus — c’est neutre, le client « rembourse » simplement une dépense qui était la sienne

En pratique, l’administration fiscale considère que le débours est l’exception et exige des conditions très strictes ; la majorité des refacturations de frais (transport, repas, hôtel liés à une mission) relèvent du régime n°1.

Exemple

 Un billet de train, la tva n’est pas déductible chez moi, comment je refacture ?

C’est un point qui piège beaucoup de monde. Il faut bien distinguer deux choses : votre droit à déduction sur l’achat, et la TVA que vous appliquez lors de la refacturation. Ce sont deux sujets indépendants.

Le principe

Le fait que la TVA sur les billets de train (transport de personnes) soit non déductible pour vous à l’achat (article 206 IV-2-6° du CGI, qui exclut le transport de personnes du droit à déduction, sauf exceptions comme le transport public urbain ou certains transporteurs professionnels) ne change rien à la façon dont vous refacturez.

Vous êtes dans le cas n°1 (refacturation de frais, pas débours), donc :

Vous refacturez le montant TTC du billet (puisque vous n’avez pas pu récupérer la TVA, elle fait partie de votre coût réel), et vous appliquez la TVA au taux de votre prestation principale sur ce montant.

Exemple chiffré

• Billet de train : 100 € HT + 10 € TVA (10%) = 110 € TTC, non déductible pour vous
• Votre prestation de conseil : TVA à 20%
• Vous intégrez les 110 € (votre coût réel) dans votre facture de prestation
• Vous appliquez 20% dessus : 110 € x 20% = 22 € de TVA facturée au client

Donc sur la ligne « frais de déplacement » de votre facture : 110 € HT (votre coût réel TTC du billet) + 22 € de TVA (20%) = 132 € TTC facturés au client.

Oui, cela crée mécaniquement une « double TVA » apparente (les 10% que vous avez payés et n’avez pas récupérés, puis les 20% que vous facturez) — c’est normal et assumé par la doctrine fiscale, puisque ce n’est pas un débours mais un élément du prix de votre prestation.

Côté client

Le client, lui, voit une ligne à 20% de TVA (votre taux), qu’il peut déduire normalement si la dépense est liée à son activité imposable — peu importe que vous, vous n’ayez pas pu déduire la TVA sur le billet initial.

La règle générale à retenir : vous refacturez toujours votre coût réel net — c’est-à-dire HT si vous avez pu déduire la TVA d’origine, TTC si vous ne l’avez pas pu — et vous appliquez systématiquement le taux de TVA de votre prestation principale sur ce montant, quel que soit le taux d’origine du frais.